先说清楚，你用的是outlook express还是office outlook。两者操作完全不同。
pst文件900M并不大，我公司有的有2G多。不知道你那管理员问什么这么设定，是不是你的邮件都是保存在内网服务器上的，所以为了节省空间而限制大小。
现在问题是通常在office outlook里看的邮件文件夹就叫“个人文件夹”，对应的数据文件为一个pst文件，在这个文件夹里新建文件夹后往里保存邮件实际还是在那个pst文件中，但删除邮件是有效的。如果不想删除老邮件，那必须这样操作，outlook界面上依次点击“工具”-“选项”-“邮件格式”-“数据文件”按钮-“添加”按钮-“确定”按钮，新建一个pst文件，文件名及保存路径随你定，然后按确定就会新建一个pst，同时在outlook里就会多出个和新建文件同名的文件夹。这时在这个文件夹里新建下级文件夹，并把原来文件夹里的老邮件移进去，就完成了数据从原pst文件向新pst文件移动的操作，这样就能对原来的文件夹进行压缩了。
可以新建一个个人文件夹，把以前的邮件移到这个文件夹中。
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