所谓书面形式，是指给每一个业主送达一份文本，而且还需要该业主签收。公告形式不同于书面送达。
使用专项维修基金，必需经过业主大会决议，而且必需由占维修部位、区域的相关业主中，超过三分之二的业主书面签字同意，才可以使用。仅以公告形式告知业主的，属于违规操作。
另外，聘请物业公司，除非是目前的物业公司服务合约到期，业主对物业公司的服务没有异议，物业收费也不做任何调整，在此情况下，业委会决定同该物业续约时，可以用公告形式告知业主。
如果业主委员会要更换物业公司，和新公司签约，按照《物业管理条例》的规定，必需召开业主大会，在符合双50%的条件下，由业主大会对更换物业公司事宜做投票表决。否则，业主委员会无权直接和新物业签约。
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