如何应对工商行政管理部门的调查取证

可能会有这样一种场景，某一天突然有两位身着工商行政管理部门（下称“工商部门”）制服的执法人员来到公司，在亮出执法证后，要见法定代表人或者公司负责人，声称在依法调查取证，义正辞严地告知公司有配合调查和如实提供材料的义务，并要求将其指定的所有材料全部提供给他们。该怎么办？不必慌张。本文将简要介绍如何应对此类调查取证，以资备用：
一、查验执法证件和身份
调查取证是一种行政执法行为。根据《工商行政管理执法证管理办法》的规定，执法人员应当持有统一颁发的《工商行政管理执法证》，方可从事行政执法活动。因此，执法人员是否持有有效的执法证，是其能否调查取证的前提。
查验执法证时，注意查看并记住姓名、照片、工作单位以及执法证的有效期等信息（记载于各省（自治区、直辖市）工商行政管理局负责组织制作、发放所管辖区域内《工商行政管理执法证》内卡上）。同时，请注意，执法证应当使用国家工商行政管理总局组织制作、发放专用皮夹（竖式黑色皮质，外部正面镂刻工商行政管理徽章图案、“中华人民共和国工商行政管理执法证”字样，背面镂刻英文“AIC”和“中华人民共和国国家工商行政管理总局制”字样；内部上端镶嵌工商行政管理徽章一枚和“工商行政管理”六字，下端放置内卡）。若未同时使用专用皮夹和内卡，该执法证则属于无效证件。
若发现执法人员所持的执法证无效，或者执法人员与执法证载明的人员不一致，或者执法证超出有效期等情形的，可以拒绝接受调查取证。
二、了解工商部门是否具有管辖权
需要了解的是，前往公司进行调查取证的工商部门应当是有权管辖的工商部门，否则公司有权予以拒绝配合调查。
工商部门取得管辖权的依据应当是：1、违法行为发生在其辖区范围内（利用广播、电影、电视、报纸、期刊、互联网等媒介发布违法广告的行为除外）；或者2、上级工商部门将其管辖的案件移交给该工商部门管辖；或者3、上级工商部门从两个或两个以上有管辖权的工商部门中指定该工商部门管辖；但是，无论哪一种情形，均需要违法行为发生于该工商部门或上级工商部门的辖区范围内。因此，在接受调查之前，可以向执法人员了解，其就发生于何地的何种违法行为对公司进行调查取证；公司是作为违法行为的当事人接受调查，还是作为与违法行为有关的单位配合调查。
如果工商部门不能告知其具有管辖权的依据，在此情况下，公司有权要求其提供其具有管辖权的证明材料。

三、了解工商部门是否遵循了合法的调查取证程序
根据《工商行政管理机关行政处罚程序规定》，工商部门进行调查取证必须遵循如下的主要程序：
1、工商部门的调查取证应当在对违法行为进行立案之后。实际操作中，很多工商部门是未立案先调查，在取得了所需的证据后再行立案，采取补签立案文件的方式完善程序。
2、办案人员调查取证时，应为两人同行，一般应当着工商行政管理制服，并出示《中华人民共和国工商行政管理行政执法证》。
如果工商部门的执法人员不是按照上述程序，公司有权拒绝配合其调查取证。此外，对于工商部门在调查取证时，采取检查、抽样取证、证据先行登记保存措施、查封或扣押等措施的，另有其他程序性的要求，具体可参见《工商行政管理机关行政处罚程序规定》的规定，在此不一一详述。
四、是否必须即时向工商部门的执法人员提供其要求的材料
一般情况下，工商部门的执法人员在现场是非常严肃并且态度是比较坚决（乃至强硬）的，要求当场查阅所需的材料或者要求公司当场提供所需的材料，造成一种必须按照其要求行事的情势。实际上，根据行政调查是否存在实效保证手段为标准，行政调查分为任意性调查和强制性调查。任意性调查，是指法律上没有提供保证手段，行政机关也不能强制实施，完全依赖相对人的同意与协助才能进行的调查。强制性调查，是指相对人承担必须接受调查的法定义务，如果拒绝调查，行政机关可以采取强制力保证行政调查的实施。
无论是《行政处罚法》，还是《工商行政管理机关行政处罚程序规定》，就工商部门的执法人员对违法行为进行调查取证事宜，均没有关于当事人或者有关单位和个人拒绝配合调查的法律责任，即该等调查取证没有法律强制力保证。需要提醒的是，对于涉及到反垄断、产品质量、商标、食品安全、传销、直销、无照经营等法律法规规定的特定违法行为时，如果拒绝配合调查，工商部门将有可能依据相关的法律规定采取查封、扣押等行政强制措施。
因此，在核实了工商部门有权调查取证并且程序合法的情况下，如果公司存在特定的情形不能即时提供其所需的材料的，亦可向工商部门进行说明，要求给予充分的时间准备材料。此外，工商部门的执法人员不应任意问询和索要材料，其要求应当亦仅限于与工商部门正在调查的违法行为有关，且该等“有关”应当是“直接相关”。
五、《询问通知书》只是一种办案文书，不具有法律强制力
在公司拒绝即时提供工商部门执法人员所要求提供的材料后，执法人员可能会出具一份《询问通知书》，要求公司指派人员在其指定的时间到指定地点接受问询和提供所需的材料。
《询问通知书》的原始法律依据是《投机倒把行政处罚暂行条例施行细则》，但是该细则已经在2008年被《国务院关于废止部分行政法规的决定》（国务院令第516号）废止。尽管如此，该通知书作为工商部门的办案文书被沿用下来。目前，工商部门认为出具该通知书的依据是《行政处罚法》第三十七条（行政机关在调查或者进行检查时，执法人员不得少于两人，并应当向当事人或者有关人员出示证件。当事人或者有关人员应当如实回答询问，并协助调查或者检查，不得阻挠。询问或者检查应当制作笔录）。但是，稍加注意可以发现，《行政处罚法》的该款规定并没有授予工商部门要求当事人或有关单位和个人在指定时间前往其指定地点“交代问题”的权力。归结言之，《询问通知书》只是工商部门为了调查取证目的而自制使用的办案文书，并不具有法律强制力。
值得注意的是，我们发现，一些地方的工商部门在行使行政处罚裁量权时，会将当事人是否依据《询问通知书》行事作为加重处罚的情节。尽管我们认为工商部门如此行事存在违法嫌疑，但是出于“好汉不吃眼前亏”的商业利益的考虑，在条件允许的情况下，建议可根据《询问通知书》的要求适当配合。
六、慎重审核和签署询问或调查笔录
工商部门在调查取证时，一般会制作现场笔录，并要求签字或盖章确认。此时，应当详细审核笔录内容与所述内容、事实是否相符；若有任何不符之处或者模糊之处，可以要求予以更正，切不可盲目签字或盖章。
根据《最高人民法院关于行政诉讼证据若干问题的规定》，现场笔录的证据效力优于其他书证、视听资料和证人证言。因此，一旦不利于公司的现场笔录被签字或盖章确认，之后将很难有机会推翻该等笔录记载的内容，无法有效地维护公司的合法利益。
七、应对工商部门调查取证的主要原则
工商部门在实际的调查取证时，往往不会告知其真实的目的，而采取一定的执法策略（譬如强硬态度、任意索要财务和交易资料、不达目的不离开现场等），给当事人或有关单位和个人造成一种心理压迫和情势压迫。在此情况下，为了顺利应对工商部门的调查取证，可遵循如下的主要原则：
1、采取不卑不亢的态度。在遇到工商部门调查取证时，不要因为工商部门是公权部门而对其唯唯诺诺，但是亦要给予其足够的尊重。在任何情况下，不得采取暴力、威胁、利诱、贿赂等不合法的方式应对工商部门调查取证。
2、在回复工商部门的任何问询或向其提供材料之前，可以要求工商部门示明管辖权和调查取证的依据，并说明其调查取证与违法行为之间的关联性，明确其要求公司提供的材料与违法行为之间的直接相关性。
3、无论工商部门采取何种策略，均需要遵循合法、合理的执法原则。对于工商部门的执法人员不合法、不合理的要求，可以拒绝；对于其合法、合理的要求，若不能即时予以满足的，可以说明原因，要求给予充分时间予以准备，一般不建议简单、粗暴地直接予以拒绝。
4、回复问询和提供材料应当谨慎配合。对于工商部门的问询回复，以及向其提供的材料，应当仅限于与违法行为有关，避免工商部门“顺藤摸瓜”式、“瞒天过海”式等执法。当然，对于能够提供且无害于公司利益的情况下，可以尽量配合工商部门的调查。
由于工商部门调查取证的原因和方式各不相同，被调查的公司在执法中所处的当事人的地位、商业利益和考量亦各不相同，故上述一般性的应对方法亦仅供参考。具体到个案，还需要根据具体的情势予以判断，并运用恰当的应对方法，既尽到配合工商部门的合法、合理的调查取证的义务，又不致因不配合或者过度配合而遭受不必要的行政处罚。