只汇报结果，不讲述过程，如果参会人员较多，每个成员只需要汇报自己工作的结果，不需要讲述完成任务的方法和具体过程。这样，一方面足够管理层和相关人员了解到项目的进展情况，另一方面也节省了所有参会者的时间开销。如果管理层或者相关人员对一些结果有异议，就可以私下找到对应的人员去详细咨询和讨论，而无须占用所有参会者的公共时间。一般汇报方式如下：“解决掉2个bug，分别是A和B”“联系了3个客户，2个客户有意向，1个表示不需要” “销售目标完成了85%，下个月预计可以全部完成”“项目的版本5.2.1于昨天下午上线，下一版还在功能测试阶段”
开会之前明确主题和要解决的问题，只有明确主题和要解决的问题，参会人员才能集中精力于核心的问题，而不会出现跑题，溜号，散漫的问题。一旦发现话题出现偏移，会议主持者要及时帮助参会人员明确本次例会的目的，节省掉无关话题所浪费的时间。要解决的问题必须是可以执行的，不可以是模糊的或者空洞的。比如，“开发一个网站”，“写一本小说”，此类任务过于庞大，是无法在一次例会上分配给具体的人员，或者讨论出明确细节的。因此，大任务的拆解工作应该在会前由具体人员完成，然后拿到会上汇报和接受反馈即可。所有浪费时间的工作都可以在会前或者会后完成，会上不做长时间的思考和查阅资料的琐事。
权责明确，设置follow机制，会议上提出的所有问题，最后都要分配给具体的工作人员。一个重点需要注意：务必和具体执行人员确认是否能够接受此任务，如果能够接受就在会议摘要上记录人员和任务的对应关系。否则，就要更换其他人员，千万不要武断地把任务直接分配给一个不知情人员或者无法完成任务的人员，这样容易造成任务的失控和失败。
准确的会议记录，存储并共享，每次会议都要有详细的会议记录，以便后续查看，追踪任务完成情况，总结经验等。一般需要记录的内容有：本次会议的主题，开会日期和地点，参会的人员，会上每个人的发言内容，会上对上一阶段任务完成情况的总结，会上决定的下一阶段的任务，任务和人员的对应表。
控制时长，很多会议之所以让人厌烦的原因是：过于冗长。一些参与人员已经汇报完毕还需要耗费时间听其他过于细节的讨论，甚至是争执，浪费了工作的时间和休息的时间。长期低效的会议会消磨成员的心智，造成团队的涣散，丧失信心。因此，会议主持人员要及时发现浪费例会时间的事件，并避免类似事件频繁的发生。一般简单的例会要控制在半个小时以内，小团队的例会时间则要更少至15分钟左右。
准确，全面，精炼地描述你的想法，项目之所以需要开会而不是私下沟通，主要目的是为了成员之间共享信息，同步项目进度。这样，所有成员可以明确彼此正在进行的工作以及完成情况，有利于成员之间的协同工作和任务衔接。因此，要尽量把重要的，核心的内容毫无遗漏的传达给参会的人员，这样就不会在后期出现因为沟通过少导致的任务衔接困难。
主题无关人员，不需要参会，为了节省所有开会人员宝贵的工作时间和休息时间，只有和本次主题相关的工作人员才需要参会。哪怕是本组成员，只要主题和他当前的任务没有关系，就无须要求他参与该次会议。
开好例会，事半功倍！
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