基本特征：一是“短”，即一般篇幅都比较短小；二是“专”，即用途专一，范围特定；
三是“快”，即成文方便，传递及时；四是“多”，即在大量的日常公文中，要属“专用书信”数量多了；五是“活”，即公文中的“轻骑兵”，用途灵活，对上、对下，对组织、个人均可使用。
专用书信是指用于某种特定的场合 、针对某种特定的事务所写的书信。专用书信有许多不同的种类，如介绍信 、证明信 、感谢信 、表扬信 、贺信、慰问信、咨询信、推荐信、公开信等。这些不同种类的书信，各有各的用途 ，应用于不同地场合，
写给不同的对象，因此在写法上就有不同的格式和要求。
一般书信与专用书信的区别：一般书信：个人和个人之间的书信叫做一般书信，它用于交流个人思想感情、互通个人和家庭情况。专用书信：专用书信多用于个人与单位、单位与单位之间的事务往来。专用书信要求：（1）文字贴切简洁、内容完整；
（2）格式规范美观、用语礼貌；（3）清楚表达本意，帮助理解。
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