发盘函的格式

所谓发盘就是主动报价，但该报价相当于是一个完整的简易合同，即该报价中包含这么几个要素：商品名称、规格或型号（如果有）、贸易术语、单价、数量、交货时间、交货数量、付款条件等，如果要严谨一些的话，还应该有报价的有效期限，无需什么特定的格式。

如果一定要格式化的话，那么，形式发票可以算是一种。

1.邮件头
邮件头一般包含发件人电邮地址(From)、收件人电邮地址(To)、发信时间(Time)、主题(Subject)、附件(Attachment)等栏目。在实务中，一般只填写收件人电邮地址和主题，若有图片或技术资料等材料，可以通过附件发送。
2.尊称
如果知道收信人姓名，男性可用Mr.称呼，已婚女性用Ms.称呼，未婚女性用Miss称呼;如果不知道收信人姓名，尊称可用Dear Sirs、Dear Sir or Madam等。
3.正文
正文是电子邮件的主体，常用每段顶格书写、段落之间空一行的格式。
(1)使对方清楚本电子邮件是对其哪个询价的报价。
eg:感谢贵公司X年X月X日的询盘，我公司的报价如下:(Thanks for your inquiry on XXX.Our offer is as follows:)
(2)书写商品名称、规格(Dimension)、包装(Packing)、最低起订量(M.O.Q.)、单价(Unite Price)、付款(Payment)、运输(Shipment)等主要交易条件。
(3)规定发盘在X年X月X日之前复到有效。
eg:This offer is valid subject to your replay here before XXX.
(4)如有样品已寄给对方，可告诉对方X年X月X日一件样品已通过XX邮寄，请查收，收到时通知我公司。
eg:Besides,we have mailed a sample of ...... by XX on XXX.Please check it and tell us if you have received the sample.
(5)表达合作的诚意。
eg:We wish we could become your good trade partner.
4.结尾套语
结尾套语紧贴正文后书写，并加逗号。
eg:Yours truly,
5.签署
外贸电子邮件的签署一般包括写信人姓名、头衔，写信人的公司名称、地址、联系电话、传真和电子邮件。