员工借钱要根据借据入账，借据做为凭证附件是不能再退还的.
如果他是报销费用冲欠款,会计受理，给他开据收据,注明某某将来报销单据几份,金额多少元,冲备用金。
如果他钱没有花完，退回来钱时，出纳给他开收据，借：现金，贷：备用金－某某行
《会计基础规范》规定：职工公出借款凭证，必须附在记帐凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借款副本，不得退还原借款收据。
因为，借款和还回借款，是互有联系的两项经济业务，在借款和还回借款发生时，必须分别在会计帐目上独自反映出来，因此，借款收据和收还借款的收据都是原始凭证，必须予以保留，不能将原借款收据退还借款人，否则，将会使会计资料失去完整性。
你可以给他开个收据，证明他已经还钱了就可以
借条只能在公司内部使用，作为平帐所用。只要复印件盖完公章证明和原件无异，理论上也是可以使用的。
你可以给员工出具一个收条，代表这笔款项他已经归还。
他要借条的时候，再让他写一个借条，否则不给
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