财务人员如何与仓库对账?对于仓库中几百上千种备品备件等,在未上ERP的情况下,财务如何与仓库核对,核对依据所在?财务如何进行账务处理?
如果仓库中有几百上千种备品备件等,在未上ERP的情况下,就肯定要有详细的手工的库存保管台帐,对每一笔入库、出库都要分品种、分规格进行详细登记。数量、单价、金额等都要登记齐全。常规的账簿登记规范,如摘要、日小计、月合计、结存等,都要详细而全面。一般一个老库管员,这些基础工作都做得相当好。如果没有这些基础,对账基本上就免谈,即使是对账,也是在敷衍。
其次是出库、入库手续的问题,所有的入库单、出库单必须保证填写准确,
而且不丢单。这些单据是会计(材料会计或者成本会计)做帐的基础。库房单据
的数据不准确或者单据不齐全,会计的核算肯定也不准确。即使是上了ERP系统,库房单据也是最基本的会计资料,因为无论电脑软件发展到什么水平,会计工作的原始资料必须要有纸面上的东西作为依据。
然后就是会计关于库房材料账务处理的问题。一般手工帐有两种处理方式,一种也是分品种、规格详细进行登记,相当于另外一套库存保管台帐;另一种是分类汇总的材料帐,也就是把入库、出库的物品按类别进行分类,再对同类别进行金额汇总后登帐和进行会计账务处理。一般情况下最好采取第二种方式,这样既减少人力,也能监督控制库房保管情况。
在有前面的基础的情况下,才能真正实现与库房的对账工作。对账的依据就是会计的材料帐和库管员的仓库保管台帐。如果会计采取的是第一种手工帐方式,这个好办,直接对应就行了,如有对不上帐的情况,就查看出库单、入库单找原因。如果会计采取的是第二种手工帐方式,就把库管员的仓库保管帐按照类别现场进行分类合计,再与会计帐对应。有不对应的,也是查库房单据。对于第二种会计手工帐方式,要求库房保管帐的分类必须和会计的一致,这样才方便核对监督。同时,还要求库房保管帐必须结出入库出库的金额和结存金额,不能偷懒,不能只记数量不记金额(年轻库管经常这样)。
对账一致后,再根据库存保管帐的结存数,进行现场盘点。对于盘亏、盘盈的处理,各公司不同。我们的处理方式是:盘盈的充公,盘亏的库管员照价赔偿。
财务与仓库对的是数量,金额,盘点就可以出结果。
这个问题真的比较难,难点在于会计人员不懂仓储,不懂WMS系统和结费。
我们公司的做法是:最开始的时候,由WMS系统开发部带着财务人员去和仓管对账,并将整个流程做成SOP(将关键点写到标准操作流程中),然后交由财务,这样,财务就可以根据SOP去和仓管对账了。
所以,要对账,就必须搞懂流程,这是关键。我们公司的做法,就是由系统的开发人员带着财务,让财务跟着开发人员去学习流程,并将流程书面化。
每月一次盘点调整