《物业管理条例》第二十九条的规定,在办理物业承接验收手续时,建设单位应当向物业服务企业移交下列资料:(一)竣工总平面图,单体建筑、结构、设备竣工图,配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料;(二)设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料;(三)物业质量保修文件和物业使用说明文件;(四)物业管理所必需的其他资料。但事实上就算最后业主大会召开起来,并通过了更换物业管理公司的决议,有很多被换掉的物业管理公司在这项工作上要么就是一拖再拖、要么就干脆不予移交,甚至连业主们缴纳的用于小区维护维修的费用也一起卷走了。
其次,相关政府部门,居委会,街道办事处等方面的交涉工作也是非常棘手的。成立业主委员会就是为了使业主实现对小区的自我管理、自我约束,并能够有效的统一行使业主对外的权利。而这样,势必会对居委会等相关原本对小区进行各方面管理的部门造成冲击乃至一定程度上的取代。所以,虽然《物业管理条例》第十条规定,“同一个物业管理区域内的业主,应当在物业所在地的区、县人民政府房地产行政主管部门或者街道办事处、乡镇人民政府的指导下成立业主大会,并选举产生业主委员会。”但笔者在实践当中还是遇到了相关部门不作为,互相推来推去等情况。加之在具体的规章条例中赋予了这些部门在此问题上的更大权力,难免还会在工作后期出现例如居委会对筹备组的选举结果态度暧昧、没有进一步提供指导、不承认筹备组会议的选举结果、居委会对筹备组的人数和人选不满、甚至单方决定候选人等问题。
最后,业主方面的工作也是不得不考虑的,同时也是至关重要的一环。因为没有业主的信息,发起者只能挨家挨户走访,进行宣传讲解,同时在小区内张贴倡议书。但是试想,一个稍微有些规模的小区都有几百家住户,而且其中还有一些不是业主的承租人,并且白天的时候大部分家里都因上班而没人,因此,仅就联系业主一项就是一个“庞大的工程”。况且,每位业主的文化水平不同,因此对大部分业主还需要进行耐心的解释业主大会和业主委员会的作用,这就需要花费大量的时间和精力。即便这样,还会出现有个别业主对此事漠不关心甚至冷眼相对的情况。
现在,小区管理主要有房管部门负责管理,由于房管部门工作面广量大,无暇顾及小区管理,授权委托所在地社区协助管理,街道是社区的直接领导,所以就出现业委会换物业为什么总受制于街道的情况出现。街道某些人多一事不如少一事,物业与街道之间关系错综复杂,有些事确实不尽人意。