北宋初期,雕版印刷术逐渐普及,加之交通条件改善,新闻信息传播发展较快,民间或官方的信息传播活动活跃,邸报作为官办刊物发展更是迅猛,由此,统治者也对邸报的发行尤为重视,采取了严格的管理和监督,作为监管邸报的禁令之一的“定本制度”应运而生。历经宋代的兴衰存亡,定本制度屡经存废,在中国古代新闻信息传播史上产生了重要影响。
由于邸报内容多涉及政治生活,有的甚至是关于国家机密,这就要求它在发行上为政府绝对控制,在当时,邸报的发行主要由进奏院负责,作为“判报’’的进奏院给事中官员在邸报发行中起到了重要作用。宋真宗咸平二年(公元999年),辽军南下侵宋,国家形势危在旦夕真宗下诏,要求将进奏院的报状每五日向枢密院抄送一次,由枢密院决定是否向各地抄报,即“定本”。
定本制度的制定和执行加强了当时统治者对邸报对控制,迫使进奏官们只能按照当局允许发布的内容进行传报活动,使邸报能够更好的贯彻皇帝和重臣的意图。
所谓“定本”就是由进奏院将所要传播的内容编好,5天一次上报枢密院,由枢密院审查,审查通过的版本称为“定本”,进奏院以审察通过的样本作为标准本,传之各地。定本制度是我国最早的新闻检查制度。
进奏官必须根据这一样本进行发报,不得超过范围。定本制度的制定和执行加强了当时统治者对邸报的控制,迫使进奏官们只能按照当局允许发布的内容进行传报活动,使邸报能够更好的贯彻皇帝和重臣的意图。
宋朝开国时,仍沿袭唐、五代的旧制,听任各州镇在京师自设进奏院,进奏官都由所派遣的州镇的行政长官委派。为了避免唐、五代以来军阀割据的局面长期存在下去,宋太祖采取软硬兼施的办法,成功地削夺了潘镇的军权,巩固了中央集权制度,于是以潘镇割据为背景的由地方势力控制的驻京进奏院制度难以为继。宋太宗接位的翌年(公元977年),中央政府宣布:藩镇的子弟只能到京师供职,不得在辖地任亲兵将校;所有原由节度使直接管理的州郡,全部由中央直辖,各州郡大吏可以直接向中央汇报情况。
公元981年(宋太宗太平兴国六年),中央政府接受起居郎何宝枢的建议,命供奉官张文璨、王礼整顿各州派驻京师的进奏院,于是年10月设立钤辖诸道都进奏院(通称都进奏院),由门下省给事中负责领导,统一管理各州进奏院的业务活动,供奉官张文璨任第一任监官。担负在封建政府机构内部传播信息的职责,是都进奏院的一项主要工作。“凡朝廷政事施设、号令赏罚、书诏章表、辞见朝谢、差除注拟等合播告四方令通知者,皆有令格条目具合报事件誊报。”宋太宗太平兴国八年(公元983年)诸道进奏院合并为都进奏院,皇帝命令将都进奏院设在大内近侧,将进奏院改组成中央政府的一个官署,隶属于门下后省管辖。因为全国只有一个进奏院,“都"字就失去了意义,便径称进奏院。至此,宋王朝中央政府实际上控制了官方新闻的发布大权。
与唐代进奏院状相比,宋代进奏院状的性质有了很大的变化。就性质而言,宋代进奏院状虽然仍带有类似今天《参考消息》的性质,但远比唐代进奏院状更接近于大众传播媒介。首先,它改由中央政府控制,进奏官和进奏吏都是国家机关工作人员,凡是中央政府公开发布的文告,都通过这些属于中央政府官员的进奏官吏传送给各地。进奏院直接向全国各州、军一级地方机构抄送文告,每个进奏官要负责三四个州的文告传递工作,他们只能将在进奏院公开发布的官方文书,选择与自己所辖的州、军有关的或有参考价值的一部分抄报给当地政府官员。这种文告的手抄件便是邸报,又称进奏院状或进奏院报状。在宋代,邸报、进奏院状几种名称都是通用的。进奏院状的内容是公开发布的官文书,不存在进奏官吏自行采写的消息。而且,进奏院状不再是单线的情报资料,所抄送的对象已从道(宋代称“路”)一级的节度使扩大到州、军一级地方官,同时也将进奏院状抄送给各中央官署,并根据各官署职能不同,所抄送的进奏院状的机密程度也有差异。其次,宋代进奏院状的内容基本上已经定型,一是朝政简报,又称为朝报,每天由门下后省编定,在进奏院公布,也称为进奏院朝报。邸报中关于帝王动态、大臣任免升降的消息便来自朝报。二是明发上谕,即最近皇帝公开发布的诏书。三是大臣奏章,即臣僚给皇帝的上书。鉴于有些官吏的奏疏对赏功罚过、绳勉下属颇具有教育意义,自宋仁宗庆历八年(公开1048年)起,大臣奏章开始作为邸报抄传的一项主要内容。这三项内容以后成为历代邸报内容的模式,经历了近千年而没有变化。