浅谈如何做好档案提供利用工作

摘　要：本文从提高认识，加强宣传，是做好档案提供利用工作的前提入手，随后总结论述了固本强基，加强档案基础工作，是做好档案提供利用工作的关键，最后就加强学习，健全制度，实现档案管理现代化，是做好档案利用工作的根本途径做了深入的探索研究。
关键词：做好; 档案; 提高; 利用
　　搞好档案提供利用，让其发挥应有作用，是做好档案工作的根本目的和中心任务，是档案工作赖以存在和发展的基础。现结合多年从事档案管理工作的实际，就如何搞好档案提供利用工作谈几点看法。 　　一、提高认识，加强宣传，是做好档案提供利用工作的前提 　　（一）强化社会档案意识。档案工作涉及社会的各个方面，联系千家万户。因此，就需要我们通过多种形式，宣传档案工作的重要性，宣传以《档案法》为主的档案法律法规，使广大干部群众理解、关心、重视和支持档案工作，在工作中自觉养成遵照档案法律法规要求收集、整理、保管和使用档案的良好习惯。 　　（二）提高档案管理人员的认识。档案人员首先要牢固树立从事档案工作的光荣感、自豪感，进一步增强做好这项工作的使命感和责任感。只有热爱档案工作，献身档案事业，端正服务态度，完善服务措施，才能变被动为主动，把工作做好，为利用者提供优质高效的服务。 　　（三）转变利用者对档案利用工作的看法。由于过去档案采取封闭或半封闭式的管理方式，使一部分人对档案广泛的社会性和丰富的内容不甚了解，甚至认为档案是“保密禁地”，不敢或不愿涉足，这些误解在一定程度上影响了档案的利用效率。随着《档案法》等法律法规的颁布实施和人们对档案工作重要性认识的提高，查阅档案的人员越来越多，档案工作已越来越成为整个社会事业中不可缺少的一部分，档案作用的重要性是难以替代的，已逐渐成为人们的共识。 　　二、固本强基，加强档案基础工作，是做好档案提供利用工作的关键 　　（一）加强档案收集整理工作，力争档案的门类、载体齐全完整。只有掌握丰富、齐全、完整的原始资料，才能形成高质量的档案，才能在提供利用上掌握主动权。反之，档案的利用工作便失去了物质保障。为保证档案的齐全完整，就需要加强档案征集工作，确保档案原始资料齐全。同时把好接收关，特别注意接收一些有科研价值的专业档案。 　　（二）加大对档案的审查、编排力度。随着档案现代化管理力度的不断加强，需要我们对接收的各类档案进行重新编排。由于许多接收的档案或多或少地存在案卷号混乱、与卷号不相符，或者页码不齐全、装订不齐全、卷内文件目录未编写等问题，因此，在接收时应严格审查，加大编排力度，及时解决存在的各种问题。 　　（三）完善档案检索工具。能否及时准确地提供档案，为利用者服务，在很大程度上取决于有无完备的检索工具。针对这一情况，我们在原有的案卷目录、全引目录的基础上编制了文号索引、专题目录、基础数字汇编等检索工具，既为查档者提供了快捷的服务，又进一步提高了档案利用的工作效率。 　　三、加强学习，健全制度，实现档案管理现代化，是做好档案利用工作的根本途径 　　（一）加强对档案人员的学习培训。随着档案业务范围的不断拓宽和现代化管理设备的逐步使用，对档案管理工作的主体档案人员提出了新的更高的要求。只有充分利用各种形式，抓好档案干部职工的政治、业务和科学技术的学习培训，不断提高“两个素质”和管理水平，才能充分发挥档案的作用，提供及时、准确、周到的服务。 　　（二）建立健全档案工作各项规章制度。《档案法》第十条明确规定：“各级各类档案馆、机关、团体、企事业单位和其它组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配备必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理现代化”。为了更好地落实《档案法》，搞好档案的提供利用工作，各级都建立了一套行之有效的制度。诸如《档案资料收集办法》、《档案接收制度》、《档案利用制度》和《档案工作人员岗位责任制》等，这些制度规范了档案工作各个环节上的程序和标准，明确了档案人员工作范围和职责，确保档案利用工作建立在坚实的基础之上。 　　（三）逐步实现档案管理现代化。目前，机关办公自动化已广泛启动，档案管理现代化也是必然趋势，这对档案的提供利用工作具有重要的意义。档案管理向现代化的转变，将是一场历史性的变革，我们只有从现在起就抓紧工作，创造条件，才能尽快完成这个转变，实现这个变革。

做好档案利用工作
档案利用是以利用者为服务对象，以提供档案馆（室）档案为手段，采取多种形式和方法，开发和提供档案为利用者服务的工作。
1）要熟悉馆藏，了解需求。开展档案利用工作就要求档案工作者既熟悉档案馆（室）内保存的档案，又必须了解外界对档案的利用需要。熟悉馆藏就是要熟悉档案内容、成分及存放位置，深入了解档案的形成、整理状况及利用价值，特别是对重要档案要了如指掌。了解需求，就是要做好档案提供利用的预测工作，即对一定时期内可能会大量利用的档案的单位、利用档案的内容的预测工作。
2）要研究利用工作的特点和规律，了解利用效果。认真填写借阅档案登记，做好提供利用情况登记，准确登记查档人信息，调卷数量、利用档案内容、利用效果以及利用的目的和对利用工作的意见。
3）要正确处理好利用和保密的关系。保存档案的目的是为了利用，但涉及党和国家重大机密的在利用中必须严格控制利用范围，在利用过程中认真审查档案内容及密级。确保不泄密。
第一，要澄清“利用危险，保密保险”以及档案“无密可保”的错误思想。
第二，要认真严格审核档案内容，根据时间地点和条件的变化情况，调整档案的密级，逐步扩大开放范围，减少批准手续，方便利用者利用。涉密文件和党委（组）、局长办公会议记录，必须办理审批手续。
第三，加强档案信息安全管理，对政府公开信息和开放档案的审核必须严格，凡涉密和内容敏感的都不要公开或开放，更不要上互联网。做到涉密的不上网，上网的不涉密。
4）要利用档案与保护档案的关系。档案是国家的宝贵史料，为了维护档案的完整与安全，并尽可能地延长档案寿命，在利用过程中保护好档案原件（举例：再利用档案过程中丢失、借出不还的、文件破损的）。
5）要严格执行档案借阅制度。履行涉密文件、档案借阅的审批手续。做好档案利用登记，重要档案借阅时，做好档案的监督工作。及时检查催缴借出档案。档案归还时必须对档案进行检查，看一下档案的状况，有无涂抹、损毁等
——做到按规定办理利用手续，查阅档案时，在阅档室阅览，不允许在案卷上圈划、批注、涂改、剪裁或拆散档案。你所提供档案不经领导同意，不能随意拍照。
——凡经批准查阅的档案，如需摘抄、复制的，须经档案人员审核同意，秘密以上档案需作必要摘录的，须经局领导批准，用完后及时交档案人员处理。
——档案人员应做好档案利用反馈工作。在向利用者提供利用的同时，做好《档案查借阅登记》，并附一张《档案利用效果登记表》，利用工作结束后，利用者填写，及时交档案室查存。

如何做好档案利用工作
1 档案利用与档案服务的概念
所谓档案利用, 我们既可以把它理解为对档案的利用, 即档案利用者有目的地利用档案; 也可把它理解为对档案利用所做的工作, 即档案部门、档案工作者围绕利用档案开展的各种活动。因此 , 档案利用的完整概念应该是: 档案利用者为着一定的目的实际使用档案, 以及档案部门、档案工作者为着利用者有效地使用档案进行的全部工作活动。
所谓档案服务, 则是专指档案部门、档案工作者以加快档案信息的传播, 提高档案的利用率, 便于利用者获取档案信息为出发点和根本目的所进行的各项工作活动。由此可见, 档案利用与档案服务是互有联系而又不尽相同的两个概念。
2 档案利用与档案服务的区别
档案利用与档案服务的区别, 首先在于它们所针对的主体对象不同。档案利用从利用档案的角度看, 主要是针对利用者而言的;而档案服务则是专门针对档案部门和档案工作者而言的。其次, 它们所包含的内容不同。档案利用的内容包括: 档案因何能被利用(档案的潜在价值) , 怎样才能被利用(档案价值实现的条件) , 以及档案利用的方式方法、利用者研究、利用效果的反馈评估、利用理论的形成和发展等; 档案服务的内容则包括: 服务思想的确立、服务的对象、服务的方式方法以及服务质量标准的研究等。再次,它们在档案工作中的地位与作用不同。档案利用既是整个档案工作的目的, 又是实现档案潜在价值的具体活动和评价档案工作优势的标准, 同时也是增强社会档案意识, 提高档案工作社会地位的有效途径; 档案服务既是档案工作中的一个具体环节, 又是贯穿于整个档案工作的指导思想, 它属于一个更高、更深的层次。
3 档案利用与档案服务的联系
档案利用与档案服务既有区别, 又有不可分割的联系。其一,档案利用需要是档案服务产生、发展的前提和动力。有了档案, 就有利用档案的需要, 而有了利用档案的需要, 就必然对档案服务有所要求, 从而促进档案服务的产生与发展。其二, 档案服务质量是决定档案利用效果的基础和条件。毫无疑问, 积极主动、灵活多样的优质服务, 必然促进档案的有效利用, 反之, 则将有碍于档案的有效利用。其三, 档案利用效果又是检验档案服务质量的标准尺度。档案服务质量的高低, 虽然离不开档案部门所做的工作, 但又不能惟以其工作质量作判断。衡量或评价档案服务质量的根本标准应是档案利用效果, 因为档案利用效果是档案工作质量的综合反映。其四, 档案利用和档案服务都是档案工作与外界联系的窗口,是整个档案工作的反馈渠道。社会的利用需求信息, 是决定档案服务方向和方式方法的主要依据。其五, 档案利用者, 既是档案利用的主体, 也是档案服务的具体对象。档案利用工作离不开对利用者的研究, 档案服务在着重强调服务者主观能动性的同时, 也离不开对利用者的研究。

人事档案管理：人事档案的收集、整理、保管和提供利用的活动

一、热心接待。该馆要求档案接待利用窗口工作人员牢固树立为人民服务的思想意识和公仆意识，热心接待每一位档案利用者，详细了解他们利用档案的真实意图，诚心帮助他们解决档案利用中的具体问题，切实做到让每一位档案利用者都满意。
二、耐心询问。在接待每一位档案利用者的过程中，窗口工作人员坚持认真听取档案利用者对档案需求的叙述，耐心了解档案利用者的需要，全面掌握利用档案的具体情况，不厌其烦地为档案利用者提供所需要的档案资料，积极利用档案帮助他们解决具体问题。
三、细心查找。在为档案利用者提供档案信息服务的过程中始终坚持做到细看、细想、细查，根据档案利用者的叙述和馆藏档案资料的具体情况，认真细致地查询馆藏档案目录和相关编研资料，及时、准确地为利用者提供所需要的档案资料，并以点带面，寻找支点，发现亮点，最大限度地满足利用者对档案信息的需求，从而充分有效地发挥馆藏档案在服务大局、服务社会、服务民生、服务群众中的应有作用。

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