接待工作本身就是一个“窗口”,外来人员可以通过这个“窗口”,直接感受公司的工作作风。
一、迎宾
当客人靠近的时候,接待人员一定要面带微笑,行 15度鞠躬礼,送上生动得体的问候语,比如“您好,请问有什么需要我服务的吗?”这样一下子就拉近了与客人的距离。如果外面在下雪,客人带着满身的积雪走进你所在的公司,你要立刻递给他一张纸巾,不要小看这张薄薄的纸,它会令客人倍感温馨。要学会根据环境变换不同的关怀话语,拉近你与客人之间的距离,让客人产生宾至如归的感觉。
接待人员在回答客人的咨询时,眼睛一定要看着客人,这是尊重客人最基本的礼节。对于刚出校门或是社会经验不足的女性接待人员来说,如果看着客人的眼睛令你不自在,你可以看着客人的额头、脸或者嘴角。看客人的眼神一定要柔和,要充满亲切的感觉,让客人感应到你的友好。在与客人交谈的时候最好将视线停留在对方腰到头部的地方,保持一定的范围,这样才不会让客人跟你相处的时候感到浑身不自在。另外,接待人员在服务客人的时候,必须要与客人保持最适当的视线安全距离。
二、引导
接待人员应走在客人之前二三步,为了与客人的步伐保持一致,要时时注意后面。走到拐角处时,一定
得先停下来,转过头说“请向这边来”。当引导客人上楼时,应该让客人走在前面,接待人员走在后面。引导途中,接待人员切勿与客人高谈阔论。下楼时接待人员应走在前面,客人走在后面,而且让客人走在楼梯栏杆的一侧,接待人员应该靠近墙壁走。
三、乘电梯
引导客人乘坐电梯时,接待人员先进入电梯,按住电梯“开”钮,等客人进入后关闭电梯门。到达时,接待人员按住“开”钮,让客人先走出电梯。如若电梯专人控制,引导者则应后入先出,这样做主要是为表示对客人的礼貌。在电梯内接待人员切忌两眼直盯客人,可视与客人熟识程度与客人寒暄、交谈,以示友好。
四、开门
接待人员引导客人至会客厅,应先敲门、再开门。开门后,如果门是向外开的,用手按住门,让客人先进入;如果门往内开,自己先进入,按住门后再请客人进入。一般右手开门,再转到左手扶住门,面对客人,请客人进入后再关上门。无论房门为推开式还是拉开式,都必须将其完全敞开。开闭房门时,为了不让客人看到自己的背部,应以单手来进行。因为如果用双手来开,虽然乍看起来非常谦恭,可是这样会让客人看到自己的背部,反而是件失礼的事。
五、会客室接待
进入室内后——客人如有外套、
帽子、雨伞等物,接待人员可取过,挂、放于衣帽架或明显处,向客人说明:“XX先生,您的外套挂在这里。 ”应将来客引至上座入座,以示尊重和主人欢迎之意。一般来说,室内离门口越远的座位是上座。如果上司暂时还没到,客人和接待人员聊天,接待人员应注意不说本公司的长短及有保密性的事项,要聊一些轻松、无关紧要的话题。
六、奉茶
我国人民习惯以茶水招待客人,在招待尊贵客人时,茶具要特别讲究,倒茶有许多规矩,递茶也有许多讲究。在给客人送茶时,首先要检查茶具有无破损,有无污垢,并要洗干净,擦亮。杯内的茶水倒至八分满,不可倒满至杯口,免得溢出来喷洒到客人。茶水冷热也要控制好,千万别让客人烫到了。端送茶水,最好使用托盘,既雅观又卫生;托盘内放一块抹布更好,以备茶水溢出时擦拭;用手端茶,有杯柄的茶杯,可一手执杯柄,一手托在杯底,或一手执杯柄;端茶时,若茶杯没有杯柄,要注意的是不要握住茶杯,尽量减少手指和杯沿部分接触。敬茶的顺序有讲究。你可以按顺序由右往左逐个奉上,也可按下面的顺序依次将茶奉上:主要的宾客或年长者——其它的客人——上级领导——其他同事。