先在键盘上输入对方和自己的信箱号码，包括单位、收信人和寄信人的姓名，这就好比在邮件上填写好了信封，然后再输入电子邮件。
当然，这些电子邮件既可以是语言、电文、表册也可以是图像。
收件用户可以随时、随地通过任何一部程控电话，拨通自己电子信箱的号码，也就是启动密码钥匙，从电子信箱中提取收到的信息。
如果用户同时拥有一台BP机，电子信箱系统便会自动寻呼，让被叫用户及时收到信息。
美国Sprint电子信箱系统，可提供3000个电子信箱，每个信箱具有100千位的存储空间，最大可扩容至45000个信箱。它还有传真接口、用户电报接口，以及支持多种语言（包括汉字）的软件设备等。
电子信箱，是计算机技术和通信技术相结合的新的通讯手段，它改变了只能以海、陆、空运输手段传递邮件的传统方式，无疑是对传统邮递方式的一种挑战。电子信箱以有线或无线的技术手段快速传递信函、文件和各种信息。
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